Процесс и принципы контроля
контроль менеджмент
Процесс контроля представляет собой набор процедур решения задач контроля, обеспечивающих поиск учетной информации о поведении объекта (людей, занятых в производственном процессе и выполняющих другие функции управления, а также параметров орудий и средств производства) и сравнение ее со стандартами или плановыми показателями для определения расхождения между текущим состоянием и установленными параметрами. Контроль может осуществляться в отношении деятельности отдельного сотрудника, группы сотрудников, отдела, службы или всей организации. Разработка алгоритма (схемы) и выбор методов решения задач контроля зависит от целей контроля. Достижение целей обеспечивается составом и содержанием задач контроля. Задачи контроля.
Функция контроля - это совокупность задач управления, решение которых направлено на получение информации, характеризующей состояние контролируемых параметров объекта.
Как нам уже известно, задача управления является одним из элементов организационной структуры управления, следовательно, схема контроля зависит от выбранного типа оргструктуры управления и является ее составной частью. Поэтому схема контроля проектируется вместе с разработкой оргструктуры управления.
Напомним, что задачи контроля занимают свое место в общей схеме решения задач управления. Они являются составной частью модуля регулирования (рис. 1.).
Рис. 1. Место задач контроля в модуле регулирования
Модуль регулирования демонстрирует, насколько близко, на первый взгляд, слиты задачи контроля, анализа планирования, учета и регулирования (руководства).
Задачи контроля играют связующую роль между задачами планирования, устанавливающими стандарты, задачами учета, фиксирующими состояние контролируемого объекта, и задачами регулирования, обеспечивающими корректировку в том случае, если достигнутые фактические результаты существенно отличаются от установленных стандартов или плановых показателей. В практике управления возможны случаи, когда информация, используемая для контроля, не подлежит учету (нет потребности). В этом случае контроль представляет собой процесс наблюдения за поведением контролируемого объекта. Разумеется, не все процессы и объекты в организации контролируются. Сплошной контроль сдерживает инициативу работников, превращает организацию в жестко регулируемую систему и снижает эффективность ее функционирования. Как правило, такая система контроля не соответствует соотношению: затраты - прибыль. Необходимо помнить, что каждый контролируемый параметр удорожает систему контроля. Чтобы этого не произошло, при разработке схемы контроля необходимо чета определить состав задач контроля. Каждая задача, которая может быть или должна быть включена в схемы контроля, сопоставляется:
ü с подсистемой (объектом или процессом), состояние которой необходимо контролировать;
ü с параметрами объектов или процессов, которые возможно измерить;
ü с влиянием вариаций параметров, влияющих на достижение целей;
ü с соотношением расходов на сбор информации по каждому контролируемому параметру с ожидаемым выигрышем.
Для получения ответов на поставленные требования можно пользоваться законом Парето (20:80).
Содержание задачи контроля (исходная информация, время, параметры, назначение контроля) определяется целью контроля. Важной характеристикой задач контроля является его направленность на среду (внутреннюю, внешнюю). Эти характеристики позволяют провести условную классификацию задач контроля (рис. 2.).
Рис. 2. Схема классификации задач контроля
Цели контроля.
Организация имеет множество конкретных целей, параметры процесса, достижения которых поддаются измерению. Цели контроля - установить допустимые отклонения плановой деятельности от стандартов. В процессе контроля стандарты отличаются двумя очень важными особенностями: - наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа; - наличием конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Например, снизить затраты труда на 5% в 2007 году.