Виды учета и их назначение

Учет в кадровой службе является одной из ее важнейших функций. Учет подразделяется на: - персональный; - штатно-должностной; - воинский; - статистический; - табельный.

Каждое из указанных направлений характеризуется определенным составом документов.

Персональный учет обеспечивается оформлением и ведением таких документов в кадровой службе, как:

трудовой договор (контракт);

приказы по личному составу:

трудовая книжка;

книги по учету выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

выдачи копий трудовых книжек;

личные карточки;

учетные карточки научных сотрудников;

алфавитные карточки и алфавитные книги учета личных дел;

контрольные карточки и др.

Персональный учет позволяет знать полную информацию о сотрудниках (образование, здоровье, опыт работы, возраст и др.). Персональный учет является одним из важных учетов, т.к., отражает трудовую деятельность работников и подтверждает трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. К оформлению документов предъявляются строгие требования, без соблюдения которых документы могут не иметь юридическую силу.

Штатно-должностной учет обеспечивает оформление и ведение таких документов в кадровой службе, как:

структура и штатная численность;

штатное расписание;

штатно-должностная книга и должностные карточки.

Штатно-должностной учет позволяет узнать: - общую численность сотрудников в организации; - численность сотрудников работающих в определенном отделе; - оклад и др.

Штатно-должностной учет играет в жизни организации большую роль, помогает узнать, сколько в организации вакантных должностей, на какие должности, в какое структурное подразделение требуются люди, и знать общую численность сотрудников. Без штатно-должностного учета ни одна организация не может правильно функционировать.

Воинский учет подразделяется на: общий и специальный. На общем состоят граждане, не забронированные за органами государственной власти, местного самоуправления или организациями на период мобилизации и на военное время или положение. Если же от квалификации и должности сотрудника в случае мобилизации и наступления войны будет зависеть бесперебойная работа организации, то его ставят на специальный воинский учет.

Воинский учет позволяет определить, сколько в организации работает военнослужащих.

Для ведения воинского учета необходимо подготовить приказ об организации воинского учета в организации и план работ по ведению воинского учета в компании.

Статистический учет ведется в кадровых службах с целью получения необходимых обобщающих цифровых данных, отражающих качественное и количественное состояние кадров, на основании которых разрабатываются мероприятия по планированию подготовки кадров и обеспечению специалистами. Формы статистической отчетности могут быть утверждены Госкомстатом РФ, отраслевыми органами управления.

Как правило, статистические формы представляются к определенному сроку либо в орган управления, либо в органы статистики. Статистические формы составляются с определенной периодичностью - раз в месяц, квартал, год. Требования к оформлению и указания о сроках и месте представления указываются в формах.

Существует несколько видов форм статистического учета это: № 1-ПР, № П-4 (НЗ), № 1-Т, № П-4, № 57-Т.

Наиболее подробно разберем два вида форм: П-4 и 1-Т в разделе 5.

Для правильного начисления заработной платы необходимо вести учет отработанного каждым работником времени (табельный учет).

Для учета использования рабочего времени всех категорий работников и контроля за соблюдение работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду в организациях должен вестись табель учета использования рабочего времени (форма № Т-12 или Т-13).

Учет использования рабочего времени организуется таким образом, чтобы обеспечить контроль:

за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявлением всех не явившихся и опоздавших;

за нахождением работников в рабочее время на своих рабочих местах, а также за своевременным уходом и приходом работников во время обеденного перерыва;

за своевременностью ухода работников с работы по окончании рабочего дня;

за фактически отработанным работниками временем, временем простоя и другими формами неполного использования рабочего времени.

К каждому разделу из перечисленных выше документов, предъявляются требования к их составлению и оформлению, их ведению. В следующих разделах данной дипломной работы будут рассмотрены данные вопросы более подробно.