Трудовая книжка

У работодателя, принявшего работника на работу, есть еще несколько обязанностей, одна из которых - обеспечить надлежащий учет кадров, т.е. оформить дополнительно ряд документов. К таковым относятся: трудовая книжка, личная карточка, личное дело, алфавитная карточка работника. Эти документы не только оформляются в первую неделю работы, но и постоянно дополняются различными сведениями о работнике в течение всего периода его работы. После увольнения работника трудовая книжка с соответствующими записями выдается на руки работнику, а его личная карточка и личное дело должны храниться в архиве так же долго, как и приказы по личному составу - 75 лет. Данные документы могут быть использованы работником для защиты своих законных прав. Именно поэтому законодательством установлены четкие правила их оформления и типовые формы. Наличие и правильность оформления этих документов всегда проверяют различные государственные органы (Пенсионный фонд, государственная инспекция труда, суд и т.д.).

На основании приказа о приеме на работу в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись. В том случае, если работник поступает на работу впервые, работодатель должен завести ему трудовую книжку в течение пяти дней с начала работы (статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации).

Существуют "Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения их работодателями", которые утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (с внесенными изменениями от 6 февраля 2004 г.). В пункте 44 этих Правилах установлено, что работодатель должен иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в нее.

В соответствии с "Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку", утвержденным приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н, обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется на платной основе юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, с которыми Госзнаком заключены соответствующие договоры.

Правила ведения трудовых книжек предписывают работодателям организовать и обеспечить:

хранение и учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

хранение, учет и выдачу заполненных трудовых книжек и вкладыша в нее.

Для того чтобы правильно выполнить указанные выше виды работ, необходимо иметь две учетные книги, формы которых утверждены постановлением Минтруда России "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек" от 10 октября 2003 г, № 96 и введены в действие с 30 ноября 2003 г.:

приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Указанные книги лучше приобрести готовыми, так как они имеют определенную форму. Страницы каждой из книг должны быть пронумерованы и прошнурованы, на последней странице должна быть соответствующим образом сделана заверительная запись о том, сколько страниц (прописью) пронумеровано, прошнуровано, опломбировано, проставлена подпись работодателя, дата, а также оттиск печати. Опломбирование чаще всего делают в виде наклейки, под которой находится узел шнуровки, на наклейке - оттиск печати.

Если работнику трудовая книжка заводится впервые, необходимо взять у него соответствующее заявление с просьбой о выдаче ему бланка трудовой книжки в связи с тем, что он поступает на работу впервые. Таким образом, фиксируется факт, кому и на каком основании был выдан чистый бланк трудовой книжки, что позволит подтвердить правомерность заведения трудовой книжки и обезопаситься от возможных неблагоприятных последствий. Никаких дополнительных документов от работника (из ЖЭКа, ДЭЗа и т.д.) о том, что он не имел трудового стажа до заключения с вашей организацией трудового договора, требовать нельзя. Образец заявления приведен в приложении № 1.

Выдача чистого бланка трудовой книжки фиксируется в "Приходно-расходной книге". С работника взимается стоимость расходов, связанных с приобретением бланка трудовой книжки. После выдачи чистого бланка трудовой книжки работнику сначала заполняют титульный лист, а затем уже вносят остальные записи. Титульный лист заполняется в соответствии с требованиями, изложенными в "Правилах ведения трудовых книжек" и на основании представленных работником документов (паспорта, документа об образовании). После заполнения нового бланка трудовой книжки информация о ней также должна быть внесена в "Книгу учета трудовых книжек".