Личная карточка

Личная карточка (форма Т-2) заполняется в одном экземпляре на всех работников, на которых ведутся трудовые книжки (это следует из пунктов 3 и 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек) после подписания приказа о приеме на работу.

Правила заполнения личных карточек, также как и других унифицированных форм, описаны в Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и в отраслевом стандарте ОСТ 4.071.034-82 "Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью".

Заполнение личной карточки производится работником, осуществляющим кадровое делопроизводство, на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки или заверенной в установленном порядке копии трудовой книжки для совместителей, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, а также на основании сведений, сообщенных о себе работником. При этом следует помнить, что статьей 65 Трудового кодекса РФ установлен четкий перечень обязательных документов, предъявляемых при приеме на работу.

В личной карточке есть поля для проставления кодов (по определенным реквизитам), которые предназначены для кодирования информации. Вопрос о заполнении данных граф работодатель решает по собственному усмотрению, ориентируясь на действующую в организации систему управления кадровой деятельностью и степень ее автоматизации. В случае если осуществляется автоматизация кадрового учета, коды проставляются по действующим общероссийским классификаторам. В любом случае формулировки текстовых записей вне кодовых зон должны также соответствовать формулировкам соответствующих классификаторов, и они приведены ниже в правилах заполнения личных карточек.

Краткие правила заполнения личной карточки:

Заголовочная часть личной карточки:

Дата составления - проставляется арабскими цифрами (также как и во всех других документах), например, 02.09.2005;

Табельный номер - берется из приказа о приеме на работу. Фактически это личный цифровой код работника внутри организации;

Идентификационный номер налогоплательщика - на основании документа, подтверждающего присвоение ИНН. Если работник отказывается сообщить ИНН, это не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора или применения к нему дисциплинарного взыскания;

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования - только из соответствующего свидетельства, которое обязан предъявить работник. Если свидетельства у работника нет, так как он впервые поступает на работу, или работник его потерял, работодатель обязан его оформить (часть 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ);

Алфавит - первая буква фамилии работника;

Характер работы - на основании приказа о приеме на работу (постоянно, временно);

Вид работы - основная, по совместительству;

Пол - первая буква слов, обозначающих пол работника: "м" - мужской, "ж" - женский;

Раздел I "Общие сведения":

реквизиты трудового договора - из приказа или из трудового договора;

пункт 1 "Фамилия, имя, отчество" - полностью и разборчиво из паспорта работника;

пункт 2 "Дата рождения" - словесно-цифровым способом, например, "10 августа 1982 г." (в поле кодирования - только цифрами - "10.08.1982");

пункт 3 "Место рождения" - в точном соответствии с паспортом работника или иным документом, удостоверяющим личность работника, например, "гор. Нижний Тагил Свердловской области";

пункт 4 "Гражданство" - на основании паспорта работника или иного документа, удостоверяющего личность работника. Здесь, как правило, может быть указана одна из следующих формулировок: "Гражданин Российской Федерации", "Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)", "Иностранный гражданин", "Лицо без гражданства";

пункт 5 "Знание иностранного языка" - здесь указывается знание иностранного языка по отношению к России (а не языка народов Российской Федерации) следующим образом: "Читает и переводит со словарем", "Читает и может объясняться", "Владеет свободно";