Алфавитная карточка

Для быстрого нахождения необходимого личного дела ведется алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек.

В отдельных случаях, при малой численности работников, в организации допускается ведение алфавитной книги учета личных дел.

Алфавитные книги и алфавитные карточки являются документами постоянного хранения.

Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления документов из личного дела и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. Является аналогом карточки-заместителя. Отличие состоит в том, что контрольная карточка оформляется только для личных дел.

В ней указывается номер личного дела, фамилия, имя, отчество работника на которого она заведена, даты выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.

Контрольная карточка хранится в личном деле.

Для учета движения кадров, для учета документов, создаваемых в кадровой службе ведутся различные журналы регистрации. Формы этих журналов могут быть разработаны министерствами и ведомствами, работниками кадровых служб. Обложки журналов должны быть из плотной бумаги или картона, на обложку наносится наименование организации, наименование кадрового подразделения, вид журнала.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала приводятся на лицевой или оборотной стороне обложки журнала, или на каждой странице журнала. Они могут оформляться и на последней странице. Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений.

Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя по персоналу либо самим руководителем организации.

Записи в журнале должны выполняться чернилами (пастой) синего, черного или фиолетового цвета. Не разрешается делать исправления, подчистки, удалят записи с помощью корректирующих средств. Все изменения записей вносятся также, как и в трудовую книжку. Журналы не разрешается передавать сотрудникам других подразделений организации. В процессе ведения журналы хранятся у лица, ответственного за его ведение. По окончанию журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

Образец алфавитной карточки приведен в приложении № 5.

Комплекс документов по штатно-должностному учету