Должностная карточка и штатно-должностная книга

Кроме основного документа (личного дела), по которому осуществляется персональный учет работников организации, ведется должностная карточка. Она является учетным документом должностного характера и относится не к отдельному лицу, а к определенной номенклатурной должности, на которую заполняется. В карточку вносятся необходимые сведения на всех сменяющихся по этой должности работников.

Карточка заполняется на каждую должность, входящую в номенклатуру организации. Число должностных карточек в картотеке должно точно соответствовать числу номенклатурных должностей. На основании должностной картотеки производится разработка данных о количестве вакантных должностей, неутвержденных работников и недостающих личных дел, а также о количестве сменившихся по каждой номенклатурной должности работников.

Должностные карточки в картотеке устанавливаются по должностям в порядке, обеспечивающем надлежащую оперативность в работе с картотекой, определяемой номенклатурой должностей организации.

Все изменения в номенклатуре должностей (введение новых должностей, сокращение должностей, изменение штатного расписания) должны отражаться в должностной картотеке. При исключении должности из номенклатуры должностная карточка с указанием даты, основания, причины исключения этой должности переставляется в архивную должностную картотеку.

Штатно-должностная книга ведется по установленной форме службой кадров и является документом учета укомплектованности кадрами в соответствии с действующим штатным расписанием. Образец оформления указанных документов приведены в приложении № 8-9.