Автоматизация труда руководителей и специалистов, занятых в аппарате управления ОАО «Заря Мира»

В современных условиях, в период развития научно-технического прогресса, информатики и электроники, многие предприятия перешли к автоматизированной форме бухгалтерского учета, основанной на использовании электронно-вычислительных машин (ЭВМ). Эта форма учета представляет собой комплексную автоматизацию учетного процесса, начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности.

Информация справочного характера вводится в ЭВМ в начале работы. Текущая учетная информация - с первичных документов. Обработка учетных данных производится по специальным программам, в соответствии с которыми полученная учетная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран или печать по запросу.

Следует отметить, что рабочие места специалистов ОАО «Заря Мира» не автоматизированы. Поэтому следует создать 13 автоматизированных рабочих мест (по количеству работников аппарата управления предприятия) и внедрить электронный документооборот. Эффективный электронный документооборот и автоматизация труда обеспечит руководителей ОАО «Заря Мира» необходимой информацией в области принятия управленческих решений.

Предлагается программный продукт для внедрения в ОАО «Заря Мира» под названием Мастер-Док - это автоматизированная система электронного документооборота, которая позволит Руководителю эффективно управлять и принимать решения, а работникам выполнять свою работу четко, надежно, качественно и точно в срок.

Основные цели "Мастер-Док":

· повышение эффективности работы организации;

· рост производительности труда офисных работников;

· сокращение расходов на обслуживание офиса.

Цели достигаются за счет:

· оперативности принятия решений, все необходимые документы «всегда под рукой»;

· оптимизации структуры документации и бизнес-процессов организации; прозрачность бизнес-процессов обнаруживает их недостатки;

· сокращения времени на согласование, утверждение и поиск документов; все действия выполняются с одного экрана и одним нажатием кнопки;

· снижения финансовых затрат на печать, размножение и хранение бумажных документов, техническое обслуживание принтеров/копиров, покупку расходных материалов, бумаги и канцтоваров, шкафов и стеллажей для хранения документов.

Что касается автоматизации труда работников бухгалтерии ОАО «Заря Мира», следует использовать специальную программу для быстрого доступа и оперативной обработки информации.

Самой распространенной бухгалтерской программой в России является программа «1С: Бухгалтерия». Это универсальная бухгалтерская программа, она может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на своем предприятии, на любые изменения законодательства и форм отчетности.

Основными особенностями «1С: Бухгалтерии» являются:

· ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия;

· возможности ведения качественного и многовалютного учета;

· получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету;

· полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;

· возможность автоматической печати выходных (первичных) документов.

Программа отличается удобством в работе, быстротой проведения операций, использованием наглядных возможностей и легкостью освоения.

Для повышения удобства работы пользователей «1С: Бухгалтерия» включает: систему контекстной помощи с описанием возможных действий в каждом режиме; меню действий, содержащее сведения о действиях, доступных в текущем режиме и позволяющее выбрать любое из них; функцию ведения страховых (резервных) копий информации; средства ведения архива документов; встроенный текстовый редактор и редактор документов произвольной формы; калькулятор с возможностью использования в нем остатков и оборотов по счетам и субконто; табло и табло счетов, позволяющее отслеживать интересующие сведения в процессе работы.