Личное дело

Личное дело - это совокупность документов, персонального учета в которых отражены наиболее полные сведения о работнике и его деятельности.

Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, государственных и муниципальных служащих обязательно (в соответствии с Федеральным законом "Об основах государственной службы в РФ" от 31.07.95г. № 119-ФЗ (с внесенными изменениями от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ")), специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных. На рабочий и технический персонал организации, личные дела, как правило, не заводятся. Все необходимые сведения отражаются в личной учетной карточке формы Т-2. Личное дело работника оформляется в течение семи рабочих дней

с момента приема его на работу в организацию. Оформление и ведение личного дела осуществляется работником кадровой службы в приспособленном для этих целей помещении на основании представленных работником документов.

Личное дело включает в себя следующие разделы:

. Анкетно-биографические и характеризующие документы;

анкету;

автобиографию;

копии (ксерокопии) документов об образовании;

личное заявление о приеме на работу или об увольнении;

выписки из приказов о приеме на работу или об увольнении копии таких приказов);

трудовой договор;

заявления работника о переводах;

представления на переводы, выдвижение, зачисление в резерв;

выписки из приказов о перемещении (копии таких приказов);

аттестационные листы;

характеристики и рекомендательные письма;

отзывы должностных лиц о работнике;

выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждения государственными наградами;

копии наградных листов;

иные документы.

. Дополнительные документы, к которым относятся:

старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты;

карточки учета (листы) поощрений и взысканий;

характеристики с прежнего места работы;

справки о состоянии здоровья;

фотографии;

другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

Все документы личного дела подшиваются в обложку (папку). На ней указываются фамилия, имя, отчество, дата принятия на работу (дата заведения личного дела), номер личного дела.

В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, в которую записывают наименование всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа и кем изъят, по какой причине. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты составления. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист-заменитель.

Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются. Документы в личном деле рекомендуется располагать в последовательности, указанной в каждой части личных дел. Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в хронологическом порядке.

В личные дела, как правило, не входят документы второстепенного значения (например, справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.).

Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:

заявление о приеме на работу;

анкета;

автобиография;

характеристика или рекомендация;

копии документов об образовании;

выписка из приказа о приеме на работу;

карточка (лист) поощрений и взысканий;

внутренняя опись.

В дальнейшем в личное дело подшиваются документы, оформляемые в процессе деятельности работника:

аттестационные листы;

представления к перемещению работника;

другие характеризующие и дополнительные материалы, указанные выше.

В личном деле сосредоточены документы, содержащие персональные данные работника, под которыми в соответствии со ст.85 Трудового кодекс РФ понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Поэтому работа с материалами дела должна осуществляться в соответствии с требованиями, установленными главой 14 Трудового кодекса РФ.

Прежде всего, работодатель должен создать механизмы защиты персональных данных, т.е. материалов личного дела. Сотрудник кадровой службы, руководители структурных подразделений, а также иные ответственные работники организации должны быть под расписку ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников (т.е. получение, хранение, комбинирование, передачу или любое другое использование персональных данных) и их обязанности. Работники организации также знакомятся с этими документами, но уже с позиции информирования об их же правах.

Доступ к материалам личного дела разрешается только специально уполномоченным лицам. В первую очередь - это сотрудники кадровой службы. Они имеют доступ ко всем материалам личного дела, так как сами же и компонуют его. Доступ к персональным данным работников, содержащимся в личных делах, могут иметь руководители структурных подразделений и иные ответственные должностные лица, представители работников (однако только к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций). Сотрудники кадровой службы должны ограничивать требуемую информацию (например, если бухгалтерия требует представления данных об иждивенцах для определения льгот по налогам, то предоставляются только те документы, которые содержат указанные сведения).