Личное дело

Передача персональных данных о работнике в пределах организации (например, выдача выписок, копий справок и т.д.) должна регулироваться локальным нормативным актом организации, с которым каждый поступающий в организацию работник знакомится под расписку. В таком акте определяются:

перечень ответственных работников, имеющих доступ к личным делам;

условия и механизм допуска к личным делам;

порядок хранения личных дел, а также обработки персональных данных, содержащихся в материалах личного дела;

права работников на ознакомление с материалами личного дела;

ответственность должностных лиц, имеющих доступ к материалам личного дела, за нарушение установленных требований обработки персональных данных;

другие вопросы.

Свободный доступ ко всем материалам своего личного дела имеет работник. Однако он не вправе производить какие-либо исправления, вносить записи, извлекать из дела какие-либо документы и помешать новые. Поэтому знакомиться с материалами своего личного дела работник может только в присутствии сотрудника кадровой службы. Если работнику необходимы какие-либо документы (выписки, копии) или записи, он может обратиться к инспектору по кадрам, который и оформит необходимые документы. Ограничение на свободный доступ работника к своим персональным данным может быть установлено только федеральным законом.

Если работник при ознакомлении с материалами своего личного дела обнаружил неверные данные, он имеет право требовать их исключения или исправления. Если какие-то данные кажутся работнику неполными, он также обращается к сотруднику кадровой службы с требованием о дополнении персональных данных. Такое же требование работник может выдвинуть в том случае, если в ходе ознакомления с материалами личного дела он обнаружит документы, обработанные с нарушением Трудового кодекса РФ. При отказе кадровиков удовлетворить требования работника он в письменной форме составляет заявление работодателю, в котором поясняет свое несогласие с записями, содержащимися в материалах личного дела, а также обосновывает свое несогласие. Документы, содержащие персональные данные оценочного характера (например, характеристику, представление, др.), работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения. Все сделанные работником заявления по поводу его персональных данных, включаются в личное дело.

Личное дело выдается для ознакомления только до конца рабочего дня и под расписку лица-получателя в контрольной карточке.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. В каждое дело вкладывается фотографическая карточка работника, на обороте которой указываются фамилия, имя, отчество. Фотографии обновляются с определенной регулярностью (как правило, 1 раз в 5 лет). Личные дела подлежат полному оформлению, что означает:

1. Подшивку или переплет дела. Документы, составляющие дело, подшиваются в скоросшиватель на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях - бланки форм для внутренней описи документов дела;

2. Нумерацию листов в деле. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым графическим карандашом или нумератором. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно;

3. Составление заверительной надписи дела. Заверительная надпись необходима для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации (порядок составления рассматривается в главе VI настоящего справочника);

4. Составление внутренней описи документов дела

. Внесение в реквизиты обложки дела названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.

Датами личного дела являются даты подписания приказа (распоряжения) о приеме (начало) и приказа (распоряжения) об увольнении (окончание) лица, на которое оно заведено.

Личное дело ведется на протяжении трудовой деятельности работника в организации.

В отделе кадров личные дела хранят только на работающих. Для хранения используются сейфы или шкафы. Личные дела группируются по структурным подразделениям, а внутри каждой группы - по номерам. Сейфы и шкафы должны запираться на замок и опечатываться.

После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение. Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранят постоянно, а личные дела работников - 75 л. ЭПК.