Табельный учет кадров

Для правильного начисления заработной платы необходимо вести учет отработанного каждым работником времени.

Для ведения табельного учета рабочего времени в подразделениях организации приказом директора назначаются ответственные лица из числа сотрудников этих подразделений.

Для учета использования рабочего времени всех категорий работников и контроля за соблюдение работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду в организациях должен вестись табель учета использования рабочего времени (форма № Т-12 или Т-13).

Формы № Т-12 (Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы) и Т-13 (Табель учета использования рабочего времени) утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" и могут использоваться организациях всех форм собственности.

В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания сотрудников подразделения на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет.

Учет использования рабочего времени организуется таким образом, чтобы обеспечить контроль:

за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявлением всех не явившихся и опоздавших;

за нахождением работников в рабочее время на своих рабочих местах, а также за своевременным уходом и приходом работников во время обеденного перерыва;

за своевременностью ухода работников с работы по окончании рабочего дня;

за фактически отработанным работниками временем, временем простоя и другими формами неполного использования рабочего времени.

Контроль за своевременной явкой работников на работу и уходом с нее организуется по одной из следующих систем: карточной - с помощью контрольных часов; жетонной - с применением табельных жетонов или марок; пропускной - посредством сдачи работниками и выдачи им пропусков; рапортно-ведомственной - с использованием рапортов или табельных ведомостей, получаемых от начальников цехов, участков, отделов, производителей работ, мастеров, бригадиров; с помощью контрольно-пропускных устройств; других.

Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет:

ведет учет штатного состава сотрудников подразделения;

на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т.д.;

осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;

контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, подписанных руководителем увольнительных и других;

готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и нерабочие праздничные дни.

Составляется табель в одном экземпляре уполномоченным лицом.

Табель содержит подпись работника, ответственного за его ведение, (в нижнем левом углу), визу непосредственного руководителя этого работника (в нижнем правом углу) и визу руководителя соответствующего структурного подразделения (ниже подписи работника, ответственного ведение табеля). Подпись ответственного работника и визы руководителей содержат: наименование должности, Ф.И.О., подпись, дату подписания и телефон подписавшего.